Интервью Сергея Ананяна в преддверии конференции «Генеративный искусственный интеллект в отраслях экономики и социальной сфере: Pro&Contra 2025». Оригинал интервью размещен...
Читать далее
Автоматизация регламентной отчетности: экспорт данных из PolyAnalyst в шаблоны Excel и Word
Системы PolyAnalyst и PolyAnalyst Grid предоставляют мощные инструменты для автоматического экспорта результатов анализа данных в структурированные отчеты по заданным шаблонам. Это позволяет исключить рутинную ручную работу, обеспечивает точность и единообразие конечных документов. Данная инструкция описывает два способа экспорта: в таблицы Excel и в документы Word.
Экспорт данных в шаблон Excel
Хотя PolyAnalyst и PolyAnalyst Grid уже умеют экспортировать данные в различные табличные форматы (CSV, Excel, JSON, HTML), зачастую требуется не просто плоская таблица, а готовый отчет по заданному шаблону. Для этих целей можно использовать Python-скрипт, который мы планируем интегрировать в систему как встроенный функционал в ближайшем будущем. Метод экспорта в шаблон Excel идеально подходит для автоматического формирования регулярных отчетов, ведомостей, реестров и других табличных документов, где важно сохранить корпоративное форматирование, формулы и структуру.
Шаг 1: Подготовка шаблона в Excel
Создайте файл Excel (.xlsx), который будет служить вашим шаблоном. Он может содержать:
Шапку и футер отчета.
Текстовые и графические элементы.
Формулы и функции Excel для автоматического подсчета данных, которые будут импортированы.
Условное форматирование и стили ячеек (шрифты, цвета, выравнивание), которые будут применяться к импортированным данным.
В том месте, куда должны подставляться данные из PolyAnalyst, добавьте строку-якорь. Для этого в первой ячейке строки введите специальный маркер, например: {{table_data}}.
Пример: Ваша таблица в шаблоне должна начинаться с колонок «№», «Страна», «Расход топлива». В ячейку A2 (первая ячейка для данных) введите {{table_data}}
Шаг 2: Загрузка данных и шаблона в PolyAnalyst
- Загрузите в проект таблицу данных, которую вы планируете экспортировать (например, из CSV-файла). При необходимости добавьте техническую колонку RecNo (номер записи) через настройки узла загрузки, если она нужна для сквозной нумерации в отчете.
- Загрузите подготовленный шаблон Excel (.xlsx) на Диск PolyAnalyst (Менеджер файлов) в Домашнюю папку. Скрипт Python будет обращаться к нему по прямому пути. Если вы используйте данные из нашего примера, то шаблон должен иметь название template_insert.xlsx
Шаг 3: Настройка узла Python для экспорта
- Добавьте в проект узел Python.
- Примечание: Работа узла Python требует дополнительной настройки в Административном клиенте.
- Используйте готовый скрипт (скачать можно ниже), который:
Содержит путь к вашему шаблону и определяет якорную метку (например, {{table_data}} ).
Забирает данные из входящей таблицы PolyAnalyst.
Вставляет данные в помеченное место шаблона, сохраняя все стили, форматирование и формулы.
Сохраняет результат на Диск PolyAnalyst в домашнюю папку как новый файл (например, result.insert.xlsx) на Диск PolyAnalyst.
- Соедините узел с узлом загрузки данных и выполните его.
- Примечание: Мы активно работаем над встроенным узлом для этой функциональности. На данный момент используйте предоставляемый нами скрипт.
Шаг 4: Получение результата
После выполнения скрипта готовый файл будет сохранен на диск PolyAnalyst. Вы сможете его скачать или настроить дальнейшую автоматическую отправку по почте или в корпоративную систему.
Результат: Вы получите .xlsx файл, в котором данные из PolyAnalyst аккуратно встроены в ваш шаблон с сохранением всех формул и форматирования.
По приложенной ссылке вы можете скачать:
- Готовый демо-пример для PolyAnalyst GRID Экспорт в шаблон Excel (Ver. 3.0.7).pagridlite
- Пример шаблона для заполнения template_insert.xlsx
- Пример данных Таблица для экспорта в регламентный отчет.csv
Это основные, но далеко не все возможности текстового анализа PolyAnalyst, которые позволяют превратить сложную и рутинную работу с Excel в быстрый и эффективный процесс, позволяя вам сосредоточиться на главном — анализе данных.
Экспорт данных в шаблон Word
Если для Excel нам пока нужен Python-скрипт, то для Word в односерверной версии PolyAnalyst 6 есть встроенный узел, который позволяет автоматически генерировать документы без написания кода. Метод экспорта в файл Word предназначен для автоматического создания текстовых документов: справок, направлений, заключений, приказов и т.д.
Шаг 1: Подготовка шаблона в Microsoft Word
- Создайте документ .docx с фиксированным текстом, полями и оформлением.
- В документе Word в местах, куда нужно подставить данные из PolyAnalyst, добавьте поля слияния (Merge Fields):
- Перейдите во вкладку «Вставка» → «Экспресс-блоки» → «Поле».
В диалоговом окне в категории «Слияние» выберите «MergeField».
В поле «Имя поля» введите название на английском языке без пробелов (например, ФИО, ПОЛ и т.д.).
Нажмите «ОК». В документе появится поле вида <<ФИО>>.
- Добавьте подготовленный файл-шаблон на Диск PolyAnalyst.
Шаг 2: Настройка узла «Экспорт в Word»
Добавьте в проект специальный узел «Экспорт в MS Word» (доступен в PolyAnalyst 6).
- В настройках узла:
Укажите путь к загруженному шаблону на диске.
Выберите целевую папку для сохранения готовых документов.
Сопоставьте колонки из входной таблицы с полями из шаблона (происходит автоматически при совпадении имен).
Настройте именование файлов. Можно использовать данные из колонки (например, ФИО для генерации уникальных имен файлов для каждой строки данных).
- Если вам нужно, чтобы все документы сформировались в один многостраничный файл, выберите опцию «Объединить документы в один».
Шаг 4: Получение результата
Выполните узел. Система создаст отдельные документы Word для каждой строки ваших данных (или один многостраничный документ), полностью готовые к печати или отправке.
Результат: Вы получаете набор персонифицированных документов .docx, созданных на основе единого корпоративного шаблона.
По приложенной ссылке вы можете скачать:
- Готовый демо-пример для PolyAnalyst 6 Экспорт в шаблон Word.pa6
- Пример шаблона для заполнения Шаблон.docx
- Пример данных Список.xlsx
Видео-инструкция
Видео-инструкция
ДРУГИЕ НОВОСТИ И СТАТЬИ
Текстовый анализ для работы с Excel: как легко превратить «сырые» таблицы в чистые данные
Текстовый анализ для работы с Excel: как легко превратить «сырые» таблицы в чистые данные Каждый, кто работает с данными, знает...
Читать далее
Вышло обновление PolyAnalyst 6.5. версии 31
Обновление PolyAnalyst 31ХХ:Зацикливаемся на аналитике! Компания Мегапьютер, представила очередную стабильную версию системы интеллектуального анализа данных PolyAnalyst 6.5. 31ХХ. Ключевые нововведения...
Читать далее